Офис- менеджер/Ассистент CEO

Описание вакансии

Административный менеджер / Ассистент CEO

220 000–300 000 ₸ на руки

Фиксированный оклад + KPI | Полная занятость | 5/2

О компании Мы — производственно-торговая компания Gulfstream, которая находится на этапе активного роста.

Мы развиваем бизнес, усиливаем команду и систематизируем внутренние процессы. Сейчас мы ищем человека, который поможет CEO и команде держать текущие задачи, договорённости и административные процессы под контролем.

О позиции Это не классический офис-менеджер и не позиция, где нужно просто ждать поручений.

Основная задача — снять с CEO часть операционной и административной нагрузки, самостоятельно решать текущие вопросы, координировать сотрудников и обеспечивать выполнение задач.

В работе будет сочетаться несколько направлений: офис, задачи CEO, найм сотрудников, координация команды и внутренние процессы.

Нам нужен самостоятельный специалист, который получает задачу, сам разбирается в ней, организует выполнение и доводит её до результата.

Основные задачи 1. Административная работа и офис

• Решение текущих офисных и организационных вопросов;
• Контроль обеспечения офиса всем необходимым;
• Работа с документами и административными вопросами;
• Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками;
• Организация командировок, встреч и других организационных вопросов;
• Организация внутренних мероприятий.

Ваша задача — чтобы текущие офисные вопросы решались самостоятельно и не требовали постоянного участия CEO.

2. Работа с CEO и его проектами

• Выполнение рабочих и личных поручений CEO в рамках текущей деятельности и проектов;
• Организация и координация задач, связанных с проектами CEO;
• Сбор необходимой информации и коммуникация с сотрудниками и внешними подрядчиками;
• Контроль сроков и договорённостей по поручениям;
• Подготовка документов, информации и материалов;
• Помощь в организации рабочего процесса CEO.

От сотрудника ожидается не просто исполнение поручений, а способность самостоятельно разобраться в задаче и довести её до результата.

3. Найм сотрудников

• Поиск специалистов по утверждённому алгоритму;
• Работа с откликами и кандидатами;
• Первичная коммуникация с кандидатами;
• Приглашение подходящих кандидатов на собеседование;
• Организация собеседований и координация встреч;
• Ведение процесса найма до передачи кандидата на следующий этап;
• Контроль обратной связи и статусов кандидатов.

Готовый алгоритм найма и необходимые инструменты в компании уже существуют — от сотрудника требуется самостоятельно работать по ним и обеспечивать результат.

4. Координация команды и внутренних процессов

• Координация задач между отделами;
• Контроль исполнения договорённостей и сроков;
• Сбор необходимой информации от сотрудников;
• Организация внутренних мероприятий и активностей;
• Проведение анкетирования и сбор обратной связи от сотрудников;
• Помощь в улучшении внутренних процессов;
• Поиск подрядчиков для выполнения аутсорсинговых услуг;
• Коммуникация с подрядчиками, согласование условий и организация взаимодействия.

Кого мы ищем Нам нужен самостоятельный и организованный специалист, который:

• умеет организовать себя и других;
• внимателен к деталям и не теряет задачи;
• способен самостоятельно разобраться в новой задаче;
• умеет доводить начатое до результата;
• не боится контролировать выполнение задач другими сотрудниками;
• грамотно общается с людьми;
• умеет работать одновременно с несколькими направлениями;
• проявляет инициативу и предлагает решения;
• уверенно работает с ПК и офисными программами;
• умеет работать с конфиденциальной информацией.

Опыт работы от 1 года на подобной вакансии будет преимуществом. Нам важнее не название предыдущей должности, а реальные навыки организации, контроля, коммуникации и самостоятельной работы.

Важный момент о работе Мы ищем человека, которому не требуется постоянное пошаговое обучение.

У нас не предусмотрен формат, при котором руководитель должен постоянно объяснять и показывать, как выполнять каждую задачу.

Вы получаете задачу и ожидаемый результат, после чего самостоятельно определяете, как лучше её выполнить.

При этом вы не остаётесь один на один с задачами:

• все рабочие задачи и поручения фиксируются в Asana;
• рабочее место находится рядом с коллегами, поэтому при необходимости всегда можно обратиться за уточнением или получить необходимую информацию;
• коллеги готовы помочь разобраться в рабочих вопросах, но от сотрудника ожидается способность самостоятельно искать решения и двигать задачи вперёд.

Если вам комфортно работать без постоянного контроля и вы привыкли самостоятельно доводить задачи до результата — вам у нас будет интересно.

Что вы получите у нас Эта позиция — возможность получить практический опыт управления бизнесом, работая непосредственно рядом с CEO.

Вы будете видеть не отдельный участок работы, а то, как компания устроена целиком: люди, найм, процессы, подрядчики, проекты и ежедневные управленческие решения.

В процессе работы вы сможете развить навыки:

• управления задачами и процессами — от постановки до контроля результата;
• координации сотрудников и отделов;
• подбора и найма специалистов;
• деловой коммуникации и переговоров;
• организации проектов и мероприятий;
• работы с подрядчиками и аутсорсинговыми услугами;
• самостоятельного принятия решений и поиска решений;
• планирования и расстановки приоритетов;
• понимания бизнеса и управленческой логики собственника.

У нас есть площадка для развития и роста. Если сотрудник показывает результат, проявляет инициативу и готов брать на себя больше ответственности, его зона влияния будет расширяться.

В перспективе эта позиция может стать переходом к самостоятельной управленческой роли.

Почему вам может быть интересно работать у нас

• Прямая работа с CEO — возможность видеть реальную работу руководителя и учиться на практике;
• Живой, развивающийся коллектив — вы будете работать в компании, которая растёт и меняется;
• Разнообразные задачи — вы получите широкий кругозор и не будете ограничены одной узкой функцией;
• Площадка для развития — инициативные сотрудники получают возможность брать на себя новые направления и расти вместе с компанией;
• Практика вместо теории — возможность быстро получить широкий практический опыт;
• Поддержка CEO и команды — вы не остаётесь без помощи, но при этом от вас ожидается самостоятельность;
• Связь между результатом и доходом — фиксированный оклад + KPI.

Условия

• Заработная плата: 220 000–300 000 ₸ на руки;
• Формат оплаты: фиксированный оклад + KPI;
• Офис: Алматы, верхняя часть города;
• График: 5/2, с 09:00 до 18:00;
• Прямая работа с CEO;
• Живой, развивающийся коллектив;
• Возможность постепенно расширять зону ответственности и вырасти в самостоятельную управленческую роль.

Кому подойдёт эта позиция Если вам нравится организовывать, контролировать и доводить задачи до результата, вы умеете самостоятельно находить решения и хотите работать в динамичной компании — эта позиция вам подойдёт.

Мы ищем человека, которому можно поставить задачу и быть уверенным, что она не потеряется, будет выполнена в срок, а результат будет доведён до конца.

Gulfstream — место, где сильные специалисты становятся сильнее.

Ключевые навыки

• Исполнение личных поручений руководителя
• Организаторские навыки
• Деловое общение
• Деловая переписка
• Планирование рабочего дня руководителя
• Работа с оргтехникой
• Навыки межличностного общения
• Умение планировать
• Умение работать в коллективе
• Контроль исполнения решений
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Организация встреч
• Административная поддержка руководителя