Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Обязанности:

• Полное документальное сопровождение деятельности компании в области строительства и проектирования: подготовка, оформление и регистрация приказов, писем, договоров, служебных записок, актов, технической и проектной документации.
• Ведение делопроизводства и документооборота: обработка входящей и исходящей корреспонденции, регистрация, контроль сроков исполнения, контроль исполнительской дисциплины по проектам и объектам.
• Ведение архива документов (электронного и бумажного), систематизация и обеспечение оперативного поиска проектной, сметной и исполнительной документации.
• Подготовка и оформление отчётов для руководителя: сводные таблицы по строительным объектам и проектам (сроки, статус работ, документы, согласования), отчёты по исполнению поручений.
• Ведение деловой переписки: подготовка и редактирование писем, запросов, ответов и напоминаний в адрес подрядчиков, проектировщиков, служб заказчика, эксплуатирующих организаций и госорганов.
• Подготовка проектов договоров, дополнительных соглашений и сопроводительных писем по строительным и проектным работам, передача на согласование ответственным специалистам.
• Участие в тендерной работе: подготовка комплекта документов для участия в торгах, формирование и оформление заявок, загрузка и размещение пакета документов на электронных площадках, контроль полноты и корректности поданных файлов и соблюдения сроков.
• Ведение и актуализация баз данных и реестров: договоры подряда и проектирования, контрагенты, входящие/исходящие письма, приказы, протоколы, согласования, тендерные заявки.
• Взаимодействие с сотрудниками компании (служба заказчика, ПТО, проектный отдел, бухгалтерия и др.): запрос и сбор информации для отчётов и документов, напоминание о сроках предоставления материалов, доведение решений руководителя до исполнителей.
• Взаимодействие с контрагентами и клиентами (подрядчики, проектные организации, технический заказчик, субподрядчики) по поручению руководителя: обмен документами, уточнение информации, сопровождение переписки.
• Протоколирование совещаний по строительным и проектным вопросам: составление проектов протоколов, фиксация решений и поручений, доведение решений до исполнителей и контроль статуса исполнения.

Требования:

• Высшее или среднее профессиональное образование (желательно в области строительства, проектирования, менеджмента или экономики).
• Опыт работы с документацией и делопроизводством от 1–2 лет (помощник руководителя, делопроизводитель, офис‑менеджер, специалист по документообороту).
• Уверенное владение офисными программами: Word (документы и шаблоны), Excel (таблицы, формулы, базовые отчёты), PowerPoint, электронная почта.
• Навыки подготовки отчётов и ведения деловой переписки, грамотная письменная речь.
• Внимательность к деталям, аккуратность, умение работать с большим объёмом документов и информации.
• Умение выстраивать деловое взаимодействие с сотрудниками и контрагентами, соблюдение конфиденциальности.

Условия:

• Уровень заработной платы: от 80 000 до 100 000 руб. на руки (в зависимости от опыта и уровня самостоятельности).
• Полная занятость, пятидневная рабочая неделя.
• Оформление по ТК РФ.
• Испытательный срок — 3 месяца.

Ключевые навыки

• Деловая переписка
• Документооборот
• Работа с большим объемом информации
• Деловое общение
• Исполнение личных поручений руководителя
• Административная поддержка руководителя
• Организаторские навыки
• Делопроизводство
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• исполнение поручений руководителя
• Деловая коммуникация
• Поиск информации в интернет
• Подготовка презентаций
• Работа с оргтехникой
• Контроль исполнения решений
• Первичная бухгалтерская документация